煩雑な社内フローをkintoneに置き換えるためのヒアリング

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不動産事業を行う中で、管理が必要な業務は契約や支払だけではありません。
例えば入居されている方からのクレームや要望事項も発生します。また、解約時の諸手続きや、オーナーや仲介業者との金銭の授受、鍵や駐車/駐輪場の管理、保険業者や内装業者、行政とのやりとりも必要になってきます。
テル・コーポレーション様がもともと使われていた賃貸管理システムは、そうした周辺の管理まで対応していませんでした。そのため、Excelを使って管理しており、煩雑な運用をもたらしていました。例えば紙に出力したExcelを基にしたクレーム報告書を社内で回覧し、押印欄に閲覧者が印鑑を押印するワークフローの存在など。
例えばクレームが発生した場合、その状況は物件や入居者の状況、事象によって千差万別です。それらを内部で情報として共有し、きちんとした指示を出す必要があります。

今回、弊社にいただいたご依頼は、Excelで管理していた周辺の業務を全てkintoneに集約すること。それとCybozu Officeをオンプレミス版からクラウド版に移管することでした。

今回はシステムのご担当者様と頻繁に連絡を取り合いながら作業しました。そのため、要件定義の細かい部分にまで弊社で踏み込む必要がありませんでした。

kintoneとRepotoneU Excelを提案

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今回のご依頼で特筆すべきは、既存のExcelで運営していたクレーム報告書をどのようにkintoneで実現するかでした。
クレーム報告書の体裁を保ちながら、内部の仕組みをkintoneに置き換える。そのような方法を採った理由は、テル・コーポレーション様の社内にITに不慣れな方がいらっしゃるため、と伺いました。
そのため、kintoneからクレーム報告書を同じような体裁で出せるようにしました。押印欄を設け、実際の疑似印鑑も出力できるように。

そこでRepotoneU Excelを提案しました。RepotoneU Excelは帳票のテンプレートを登録することで、出力項目とのマッピングが可能です。
その際、テンプレートとなるExcelには拡張子が.xlsm、つまりマクロが可能なワークブックを使用しました。それによって、kintone内で生成されたExcelにマクロが埋め込まれるようにしたのが工夫点です。そのExcelをkintoneからダウンロードし、御担当者様が開いた時点でExcelマクロを動作させることによって、RepotoneU Excelの機能だけでは実現できなかったさまざまな表現を可能にしました。
例えば、あるクレーム報告書の場合、約２０カ所の押印欄がありました。これも、kintoneの日時フィールドとユーザー選択項目を組み合わせた結果を疑似印鑑として表示させることで実現しました。
なお、マクロの実行にあたっては、テル・コーポレーション様のセキュリティ・ポリシーに合わせた形で実行できるようにカスタマイズしたことも付け加えておきます。

コロナがまん延する中での開発

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テル・コーポレーション様に初めてお伺いしたのは2020/3/9のことでした。すでにコロナウィルスが世間に深い影響を与え始めていた時期です。
ただ、開発にあたってコロナはあまり影響を与えませんでした。それは、打ち合わせのほとんどをオンラインで完結できたためです。

テル・コーポレーション様はコロナ前からリモートワークへの切り替えをお考えでした。それがコロナによって拍車がかかり、オンラインでの打ち合わせの状況が整いつつあったことが功を奏しました。

さらに、やりとりの記載にあたってはご担当者様と何度か認識を合わせておいたため、複雑なやりとりもkintoneのスペースだけで完結できました。
社内の状況に精通したご担当者様とのやりとりによって、そこまで苦労せずに開発を進めることができたのは良かったです。結果、Zoomなどのオンライン・ミーティングすら二、三回で済みました。
私がテル・コーポレーション様を訪れたのは、初回の打ち合わせを除けば一回のみ(2020/9/28)です。それも、Cybozu Officeのオンプレミス版からクラウド版にデータを移行する作業が主でした。この時はすでに本来の開発は大体終わり、運用に移っていました。

開発で苦労した点があるとすれば、kintoneのプロセス管理を駆使していたため、エラーが発生した場合の再現が難しかったことです。グループやロールや組織、役職も多く作成しましたし、プロセス管理のステータスの数もたくさん作成しました。
特に、プロセスが進んだタイミングや保存時でアプリ間のデータ処理やスペースをまたいだデータ連動を複雑に組んでいたため、不具合があった際の調査に時間がかかり、苦労しました。

導入してから

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プロセス管理のフロー修正や、賃貸管理システムとの連動にあたっての修正など、最初の目的を達成した後もさまざまな修正が発生しました。
が、今年の秋になって賃貸管理システムの入れ替えも終わったことで、いったん当初の目的は終わりました。

今後も新しくなった賃貸管理システムと協力して、kintoneの運用を行っていただく予定です。
今は、ご御担当者によってkintoneのアプリを次々と作成していただいている状況です。

代表取締役　浅井輝彦様より

代表取締役の浅井輝彦社長はこのように語ってくださいました。

「kintoneの導入によって、紙の書類が少なくなり、時間を効率よく使えるようになりました。それによって、テレワークもスムーズに導入出来ました。ありがとうございました。

株式会社テル・コーポレーション　
代表取締役　浅井　輝彦」

まとめ

弊社にとってコロナ禍においてもリモートワークを駆使して作り上げたことで、テル・コーポレーション様の作業は印象に残っています。
特に、リアルで運用されていた帳票をそっくり再現しながら、kintoneでプロセス管理を使いこなせたことでも、弊社にとって貴重な事例となりました。
あらためて、テル・コーポレーション様の皆さま、ありがとうございました。

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