Excelで作り込まれた受発注システムの刷新にあたってkintoneを選定
株式会社アップルボックス様は、設立以来３０数年間、映像機器レンタルを始めとした映像関係の業務に携わっておられます。
メディア業界の進歩とともに映像機器の需要は増大しています。業界の進展と技術の進歩に対応しつつ、さまざまなプロダクションや映像関連企業からのご要望に応えておられます。
CMやPV等の映像制作は、さまざまな関係者の調整が必要になるため現場は多忙を極めます。
見積もりから受注に至った後も、お客様のご要望にあわせてスケジュールの突発的な変更もあります。臨機応変かつ迅速な映像機材の提供が求められます。
アップルボックス様ではそのような業界ならではの事情に合わせ、ご担当者様がExcelで全ての管理を行えるようなツールを作っていました。
そのExcelはブック間、シート間、セル間をまたいだ複雑な処理を制御し、受発注や機材、技術者、在庫管理など、会社の日常業務の大半で欠かせないものでした。実際、かなり作り込まれており、独自のノウハウが組み込まれていました。
ただ、管理すべきデータ量が膨大なため、どうしてもマクロの実行速度が遅くなり、Excelでは動作の安定性に不安があることからツールを開発した入来院様は頭を悩ませておりました。
そのような折、入来院様へ社長の金子様から「キントーンではどうか」とのご提案をいただいたとのこと、サイボウズ社からの紹介で弊社が担当させていただくことになりました。
マスタ整備、機材スケジュール管理および帳票開発が大変
kintoneの開設から、運用開始までは約９カ月。
時間がかかったのは、マスタ整備が大変だったからです。アップルボックス様にはマスタ整備の作業でご苦労をおかけしました。
管理されている機材の種類が多いため、機材データの整備にも工夫が必要でした。
kintoneの＜文字列一行＞項目に重複不可の設定を行うと、文字数が64文字に制限されてしまいます。そのため、機材コードと機材名称を連結してユニークな値を作ろうとすると、機材によっては64文字を超えるケースもあります。
そうならないように機材名称を変更し、データとして扱えるようにしなければなりません。マスタ整備についてだけで何度も打ち合わせを行いました。
また、機材スケジュールを確認し、それを柔軟に修正するためのユーザーインターフェースの調整も苦労した部分です。
一つの撮影現場で使われる機材の数は何十種類にもわたります。さらに複数の案件が並行します。一つの案件でさえ、複数の現場が切り替わります。そうした状況でも機材を確実に現場に届けるため、アップルボックス社のご担当者様は、細心かつ迅速な機材スケジュールの調整を行っています。
kintoneの標準の一覧画面だけでは細かい制御ができません。時系列管理もできません。
そのため、ガントチャートを導入しました。Cybozu Developer Network上のサンプルプラグインであるガントチャートプラグインをベースに弊社がお客様向けにカスタマイズしました。
もっとも苦心した実装は帳票でした。
一つの見積書や請求書に載る明細行の多さや、事後見積書といった映像業界ならではの商慣習。
また、一つの案件の中でも複数の場所、日時が分かれます。それに応じて明細をページごとに分けて発行する必要もありました。
これを可能にする帳票ソフトウエアはそれほどありません。帳票にかなりのカスタマイズが求められたため、帳票Online for kintoneを提案しました。弊社は風神レポートという帳票Onlineの帳票を設計するためのソフトウエアも所持しています。それを用いて細かく帳票をカスタマイズしました。
鏡と明細ページを連結し、さらに明細行の表現もさまざまなパターンが実現できるように制御しました。
帳票については弊社メンバーが頑張って実装してくれました。
Excelから脱却した後は、手配についてさらなる改善を加えつつこれからへ
kintoneによる運用を始めたことで、アップルボックス様の受発注や機材手配はExcel運用から脱却しました。
その後も、受発注や商流だけでなく、機材手配のための改善へのご要望に対応しつつ、今に至っています。
今回の成功の理由は、Excelツールを作ったご本人である入来院様が仕様をすべて把握しておられたことにつきます。
ただし、Excelとkintoneではユーザーインターフェースや操作性に大きな違いがあります。入来院様にはkintoneの操作性やインターフェースの違いを何度も説明し、相互の認識を深めていきました。
入来院様がkintoneならではの操作性やデータ構造を理解していくにつれ、構築に当たって仕様の調整が楽になり、実装速度も上がっていったように思います。
入来院様はExcelで複雑なツールを構築するほどデータの扱いに長けていらっしゃました。ということは、データの動きのイメージを一次元、二次元、三次元、四次元のレイヤーで理解していただけるはず。そのイメージをお互いが理解すれば、複雑なExcelツールであってもkintoneに理解できる。
アップルボックス様側の構築が軌道に乗り始めたのも、相互でもっているイメージが把握できたことが大きかったように思います。
そして、kintoneのテーブル活用やアプリ連携など、kintoneの特性や癖を存分に生かしつつ実装ができたのではないかと思います。
代表は初期構造の設計まで手掛け、その後はメンバーが打ち合わせや実装も含め、かなりの部分を担ってくれました。そして、がんばってやり切ってくれました。
その意味でも弊社にとって重要でかつ思い出深い実装でした。
アップルボックス社の皆様、ありがとうございました。
導入してから
着手から導入までの日々をアップルボックス社の入来院様はこう語ってくださいました。
アクアビットの代表様及び若い開発担当者の方々には大変ご苦労をおかけすることとなりましたが、おかげさまで稼働まで漕ぎつくことができ感謝しております。
よりよいシステムにしたく、今後ともお力をお借りすることになろうかと思いますが、何卒よろしくお願いいたします。
アップルボックス様のご紹介
| 商号 | 株式会社アップルボックス |
|---|---|
| 本社 | 〒224-0053 神奈川県横浜市都筑区池辺町4879 |
| 代表者 | 金子 直揮 |
| 設立 | 1989年12月22日 |
| 資本金 | 1000万円 |
| 事業内容 | 映像撮影用照明機材関連業務等 |
| ウェブサイト | https://www.applebox.co.jp/ |
ライライ様は、さまざまな撮影現場で活躍されているスタッフと映像プロダクションの間に立ち、両者をマッチングする業務を主に担っておられます。
のようなクラウドシステム。その利点はいろいろ挙げられると思います。中でも真っ先に挙げられるのが、端末の心配をせずに済むことではないでしょうか。
Mac端末に「ルックアップ機能」がインストールできれば丸く収まったはず。ですが、仕様である以上どうもできません。これはMacリスクを甘く見ていた私の失策です。なんとかしなければ。
ここで新たに作った帳票発行用アプリのレコードの構成は、帳票Onlineの仕様に完全に沿っています。明細行まで含め、レコード単位で帳票Onlineが解釈できるデータに分解しています。