Excelによる単価管理やドライバーへの指示業務の煩雑化

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お客様からのご発注を受け、それをドライバーへの運行指示書に印刷する。そして、その結果をお客様への請求書として発行する。ご発注から請求までの流れは単純に書くとこのような感じです。
ところが、お客様からの発送指示は千差万別。その発送場所によって単価が変わります。また、コンテナのフィートによっても単価が変わります。
配車指示を的確に行わねば、効率的な運用はできません。
また、案件ごとに単価が変わるので、その単価を的確に反映した請求書を発行し、同時にお客様によっては請求データを一覧表として発行しなければなりません。
そうした複雑な業務が伴う海運業務を行うには、Excelでは限界が生じていました。

また、ドライバーが従事した業務によって手当を計算する作業も負担になっていました。
複数の場所で荷を下ろす場合や、積み場所の変化。さらには、構内業務に従事する場合には別の計算方法が必要です。そして、それらが組み合わさった場合の作業もきちんと集計せねばなりません。そうした複雑な作業実績の集計は業務の負担となっていました。

リリースしたばかりのkintoneを提案し、採用。

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Excelから離れ、新たなシステムを構築しなければ。
北新海運様で事務を統括する立場にあった紀村様は、旧知のデザイナー様に相談しました。
相談を受けた株式会社アトリエｍの室井様は、そのご相談を受け、弊社にご相談くださいました。

その当時、まさにリリースされたのがクラウドサービス「cybozu.com」とそのサービスの一つであるkintoneでした。私はこのkintoneのβテスターであり、kintoneがリリースされたタイミングで導入できる機会を待っていました。そこにいただいたのが北新海運様のお話。
2012年の正月明けに北新海運様にお伺いし、紀村様にご要望を伺いました。
そしてご要望がkintoneで実現できると判断し、kintoneをご提案しました。

社長様は初めて会った私と、出来たばかりのサービスであるkintoneを信頼してくださいました。そして、ご発注にいたりました。
それが2012年1月26日のことです。

APIのリファレンスがなかった時期ゆえの苦労

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私の手元には、この当時にサイボウズさんから頂いたMicrosoft Wordの「kintone API マニュアル」があります。表紙にはV0.1と書かれています。
この当時、リリースされたばかりのkintoneにはすでにAPIが実装されていました。とはいえ、レコードの追加・取得・更新・削除ぐらいしかできませんでした。今のリクエスト方法やレスポンス結果とそう仕組みは変わらないとはいえ、今のようなリファレンスは整っておらず、ウェブ上にブログなどの情報もほとんどありませんでした。
加えて、当時の私はRest APIを使った実装の経験がなく、ノウハウも持っていませんでした。

他にも問題はありました。それは、帳票をどうやって出すか、でした。
当時はまだプラグインの仕組みがありません。つまり、今のようなサードパーティーさんによる帳票発行プラグインもありません。
kintoneを使ってどうすれば帳票を出せるのか。まずその調査から始めました。

当時、すでに私は某案件でWeb上のphpライブラリ(TCPDF+FPDI)を使って帳票発行を実装した経験がありました。
そもそも、北新海運様からお話を伺った当初は、Accessによる実装という選択肢も有力でした。kintoneとAccessのどちらを採用するか決めかねていました。
Accessのレポートで帳票を出すのか、それともウェブ上でphpを使って帳票を出すのか。
私はそのどちらでもなく、Excelを使うことにしました。

VBA（Excelマクロ）からRest APIのリクエストを出し、その結果を受け取れれば、Excelで帳票が出せるのではないか。
私はそう判断し、ウェブ上であれこれと調べ、何とか実装にこぎつけられました。

結果、2012年の4月から運用を開始しました。ですが、当初は何度も調整が発生しました。
私自身、まだkintoneを完全に理解出来ておらず、ルックアップフィールドをはじめとしたフィールドの載せ替えなども何度も行いました。
夏前まではさまざまな調整が発生しましたし、帳票の発行についてもレイアウトや表示書式などなんども調整しました。おそらく全て落ち着くまでは１年はかかったように思います。

導入して９年

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その後、当初の実装フェーズには含めていなかったドライバーの実績集計についても実装を終え、そちらも運用を開始しました。
さらに、北新海運様の業務拡張による別会社設立の際も、同じ仕組みの上に若干のカスタマイズを加えて実装し、運用を開始しました。

以来九年、Excelによる帳票発行の仕組みも含め、北新海運ともう一社の仕組みは動いています。

紀村様より

導入からの９年について、紀村様はこう語ってくださいました。

「アクアビット長井さんの原稿を拝見し、9年前の導入当時を思い出します。

弊社 有限会社北新海運は今年で創業17年目の会社になります。
9年前、私は入社3年目で事務全般を担当しておりました。その作業内容は受注・売上・請求だけではなく運賃管理・ドライバーの売上管理、それに伴う給料計算に至るまで殆ど全てでした。さらに車両の増車に伴う業務負担もあり現行をやり過ごすことが出来たとしても近い将来、必ず困った事態に陥る事は目に見えていたのです。

とはいえ当時リーマンショックからやっと立ち直ったばかりの小さな会社、そして海上コンテナ業界は輸出・輸入という特殊な世界のため専門ソフトがない中、システム導入を専門会社に依頼すれば何百万単位の金額が出てくる事は以前に在籍していた他社で見聞きし、十分に分かっていることでした。
コロナ禍における在宅勤務による環境の大きな変化でシステムが予算的にも身近になった昨今と違い、当時はシステムゼロからの依頼は予算の乏しい会社にとっては大きなハードルだったのです。

そこで広告・宣伝・ＨＰ作成等々の会社を経営なさっている友人にその問題点を相談をしたところ、アクアビットの長井さんをご紹介いただきました。
長井さんには何度も打ち合わせには来社、この業界の業務の流れをいちから丁寧に聞いてくださり、夜遅くなることもしばしばありました。

当時は長井さんが個人事業主ということもあり少し不安ではありましたが、kintoneを使ってのシステム構築でコストを非常に下げられるご提案を頂いたことで、初期投資として仮にリスクがあっても最小限にとどめられる事も想定し社長が決断して下さいました。
導入事例の中では1年程かかったとの文面がありましたが、kintoneの業務作業を並行・チェックをしながら手直しをし、追加リクエストもあったので、実は2年位はかかったと思います。その後、長井さんとのやり取りも年々少なくなってきましたが、それは業務システムが問題なく動いている証拠だと思います…いや、実はリクエストはまだまだありますが、kintoneバージョンアップがそこまでいっていないというのも本音です（笑）。

大手企業が作るシステムも大事ですが、実は中小企業の“小”の会社こそがこの様なシステムをすぐにでも必要としていると思います。初期投資が大きいために二の足を踏むオーナーさんも沢山いらっしゃると思います。そのなかには直ぐにでも使えるシステムが欲しい中高齢のアナログ世代の方々が相当いらっしゃいます。少なくともコンテナ輸送業界はそうです。
その様な会社を直ぐにフォロー出来るのがkintoneだと私は思います。
そして、この業界を少しでも知る長井さんの様なアドバイザー的な方がもっと増えることも今は大事かと考えます。

長井さんにはずっと以前よりkintoneの講習会参加を勧められておりましたが、今だ実現に至っておりません。コロナ禍収束の折には講習参加を真剣に考えたいと思っている今日この頃です。
有限会社北新海運　紀村多栄」

溝木様より

また、北新海運の溝木社長からはこのようなありがたいお言葉をいただきました。抜粋して掲載させていただきます。

「弊社も今年で創業16年になります。
長井様には色々なご相談に乗って頂き大変助かっております。
最初のころは、私はExcel、Wordも分からず、パソコンには色々苦労しました。

そこでお知り合いになったのが長井様で御座います。
弊社にとって何か良い業務方法ないか、何回も同じことを打つのではなく一回で作業を終わらす方法、当時、長井様は色々な方法を考えて下さいました、弊社の要望を聞きながら猛勉強をされたと思います。弊社の職業柄大変だったと思います。とても使いやすく助かっております。

専門的なことは今でも分かりませんが、長井様のおかげで業務が短縮になったのは確かです、継続は力なりとありますが、今では弊社にとって最高のパートナーです。
私がこれをやりたいとお話すると、私の考えが分かっているかのようにパソコンExcel、kintoneを組んでくれます。

昔の人は、「人は必要だから出会うと言います」必要でないのなら一生出会う
ことはないでしょう。
弊社もこれから色々なことに挑戦していきます、その度に長井様にお願いする
ことが多いと思います。
これからも末長く宜しくお願い致します。

有限会社北新海運　
代表取締役　溝木昭夫」

まとめ

涙が出そうになるほど、感動しました。
お二方より頂いた文章は、段落を整えた以外はなにも直していません。私と弊社にとってとても心強く、嬉しいお言葉です。

私も今までにいくつもの失敗をしてきました。特に、kintoneに出会う前、ホームページ制作を手掛けていた時期は。何度も。
でもこうしたお言葉をいただけると頑張ってきてよかったと思えますし、これからも頑張ろうと思えます。また、kintoneが私のスタイルに合っていたのだと強く思います。
北新海運の皆様、本当にありがとうございます。また、ご紹介を頂いたアトリエｍの室井様、本当にありがとうございます。

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