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事例:株式会社アップルボックス様


Excelで作り込まれた受発注システムの刷新にあたってkintoneを選定

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株式会社アップルボックス様は、設立以来30数年間、映像機器レンタルを始めとした映像関係の業務に携わっておられます。
メディア業界の進歩とともに映像機器の需要は増大しています。業界の進展と技術の進歩に対応しつつ、さまざまなプロダクションや映像関連企業からのご要望に応えておられます。

CMやPV等の映像制作は、さまざまな関係者の調整が必要になるため現場は多忙を極めます。
見積もりから受注に至った後も、お客様のご要望にあわせてスケジュールの突発的な変更もあります。臨機応変かつ迅速な映像機材の提供が求められます。

アップルボックス様ではそのような業界ならではの事情に合わせ、ご担当者様がExcelで全ての管理を行えるようなツールを作っていました。
そのExcelはブック間、シート間、セル間をまたいだ複雑な処理を制御し、受発注や機材、技術者、在庫管理など、会社の日常業務の大半で欠かせないものでした。実際、かなり作り込まれており、独自のノウハウが組み込まれていました。

ただ、管理すべきデータ量が膨大なため、どうしてもマクロの実行速度が遅くなり、Excelでは動作の安定性に不安があることからツールを開発した入来院様は頭を悩ませておりました。

そのような折、入来院様へ社長の金子様から「キントーンではどうか」とのご提案をいただいたとのこと、サイボウズ社からの紹介で弊社が担当させていただくことになりました。

マスタ整備、機材スケジュール管理および帳票開発が大変

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kintoneの開設から、運用開始までは約9カ月。
時間がかかったのは、マスタ整備が大変だったからです。アップルボックス様にはマスタ整備の作業でご苦労をおかけしました。

管理されている機材の種類が多いため、機材データの整備にも工夫が必要でした。
kintoneの<文字列一行>項目に重複不可の設定を行うと、文字数が64文字に制限されてしまいます。そのため、機材コードと機材名称を連結してユニークな値を作ろうとすると、機材によっては64文字を超えるケースもあります。
そうならないように機材名称を変更し、データとして扱えるようにしなければなりません。マスタ整備についてだけで何度も打ち合わせを行いました。

また、機材スケジュールを確認し、それを柔軟に修正するためのユーザーインターフェースの調整も苦労した部分です。
一つの撮影現場で使われる機材の数は何十種類にもわたります。さらに複数の案件が並行します。一つの案件でさえ、複数の現場が切り替わります。そうした状況でも機材を確実に現場に届けるため、アップルボックス社のご担当者様は、細心かつ迅速な機材スケジュールの調整を行っています。
kintoneの標準の一覧画面だけでは細かい制御ができません。時系列管理もできません。

そのため、ガントチャートを導入しました。Cybozu Developer Network上のサンプルプラグインであるガントチャートプラグインをベースに弊社がお客様向けにカスタマイズしました。

もっとも苦心した実装は帳票でした。
一つの見積書や請求書に載る明細行の多さや、事後見積書といった映像業界ならではの商慣習。
また、一つの案件の中でも複数の場所、日時が分かれます。それに応じて明細をページごとに分けて発行する必要もありました。

これを可能にする帳票ソフトウエアはそれほどありません。帳票にかなりのカスタマイズが求められたため、帳票Online for kintoneを提案しました。弊社は風神レポートという帳票Onlineの帳票を設計するためのソフトウエアも所持しています。それを用いて細かく帳票をカスタマイズしました。
鏡と明細ページを連結し、さらに明細行の表現もさまざまなパターンが実現できるように制御しました。

帳票については弊社メンバーが頑張って実装してくれました。

Excelから脱却した後は、手配についてさらなる改善を加えつつこれからへ

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kintoneによる運用を始めたことで、アップルボックス様の受発注や機材手配はExcel運用から脱却しました。
その後も、受発注や商流だけでなく、機材手配のための改善へのご要望に対応しつつ、今に至っています。



今回の成功の理由は、Excelツールを作ったご本人である入来院様が仕様をすべて把握しておられたことにつきます。
ただし、Excelとkintoneではユーザーインターフェースや操作性に大きな違いがあります。入来院様にはkintoneの操作性やインターフェースの違いを何度も説明し、相互の認識を深めていきました。
入来院様がkintoneならではの操作性やデータ構造を理解していくにつれ、構築に当たって仕様の調整が楽になり、実装速度も上がっていったように思います。

入来院様はExcelで複雑なツールを構築するほどデータの扱いに長けていらっしゃました。ということは、データの動きのイメージを一次元、二次元、三次元、四次元のレイヤーで理解していただけるはず。そのイメージをお互いが理解すれば、複雑なExcelツールであってもkintoneに理解できる。

アップルボックス様側の構築が軌道に乗り始めたのも、相互でもっているイメージが把握できたことが大きかったように思います。
そして、kintoneのテーブル活用やアプリ連携など、kintoneの特性や癖を存分に生かしつつ実装ができたのではないかと思います。

代表は初期構造の設計まで手掛け、その後はメンバーが打ち合わせや実装も含め、かなりの部分を担ってくれました。そして、がんばってやり切ってくれました。
その意味でも弊社にとって重要でかつ思い出深い実装でした。

アップルボックス社の皆様、ありがとうございました。

導入してから

着手から導入までの日々をアップルボックス社の入来院様はこう語ってくださいました。

アクアビットの代表様及び若い開発担当者の方々には大変ご苦労をおかけすることとなりましたが、おかげさまで稼働まで漕ぎつくことができ感謝しております。
よりよいシステムにしたく、今後ともお力をお借りすることになろうかと思いますが、何卒よろしくお願いいたします。

アップルボックス様のご紹介

商号 株式会社アップルボックス
本社 〒224-0053 神奈川県横浜市都筑区池辺町4879
代表者 金子 直揮
設立 1989年12月22日
資本金 1000万円
事業内容 映像撮影用照明機材関連業務等
ウェブサイト https://www.applebox.co.jp/

事例:株式会社ライライ様


既存システムのコスト削減が喫緊の課題に

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ライライ様は、さまざまな撮影現場で活躍されているスタッフと映像プロダクションの間に立ち、両者をマッチングする業務を主に担っておられます。
映像の撮影現場はさまざまなスキルが臨機応援にスタッフに求められる場です。現場によって必要な作業を見定め、その作業に長じたスタッフを迅速に現場に紹介できるライライ様のビジネスは、映像プロダクションに高い価値をもたらします。
ただし、その分、作業指示や報告や請求書の発行作業に煩雑な事務作業が発生していました。それらを管理するための既存のシステムでは膨大な運用コストがかかっており、今回、kintoneを中心とした仕組みに切り替えることで、コストの削減を実現しました。

コスト削減を踏まえた業務要件のヒアリング

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お客様(映像プロダクション)からのご発注を請け、それを案件として作成する。さらにスタッフの空き状況を見ながら案件にスタッフを割り当てる。スタッフはその案件の現場に入り、作業が終われば交通費や経費や作業内容を報告する。その報告内容を基にライライ社はスタッフの支払い書を発行し、映像プロダクションに対する請求書を発行する。
ご発注から請求までの流れは単純に書くとこのような感じです。

一方、映像撮影の現場の業務は多種多様です。ライライ様はそれらの業務や作業による金額設定を細かく定めています。たとえば、スタッフの習熟度による単価設定も二十種類以上の段階を設けるなど。
そうした業務を基にした金額は支払書や請求書に確実に反映させなければなりません。

ライライ様はそれまで、Salesforce+SVF Cloudを使った仕組みでビジネスを回しておられました。
その仕組みを回すために、各撮影現場に派遣されたスタッフは各々で作業報告を行わなければなりません。作業報告のプラットフォームとして、ライライ様はSalesForceを採用されていました。そのため、Salesforceにスタッフの数だけアカウントを作成し、スタッフはSalesforceにログインして報告を行っていたのです。
すると当然、月々のコストは相当な額にのぼります。
月々の支払額が負担になっていたこと。Salesforceの年次契約の更新日が迫っていたこと。さらにSalesForceの中で多くのカスタマイズが必要になっていて、その費用の見積もりももらっていたこと。それらを考えた結果、システム刷新の判断をくだしました。そこから、弊社へのご依頼につながりました。

この時点でライライ様はkintoneを採用すると決めておられました。まずkintoneを使ってアカウントのコストを減らすこと。それが最優先のミッションだったのです。
もちろん、kintoneの導入によって事務の方の各種計算や発行事務の負担を減らすことも求められていました。

kintoneとWordPressと帳票Onlineを提案

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ライライ様から弊社にご連絡をいただいたのは2021/1/28。すぐにZoomで打ち合わせを行い、さらに2/3には訪問して状況を伺いました。
その際、Salesforce社に年間契約の延長か停止かの連絡期限が3/12に迫っていることを伺いました。そこでSalesforceを解約すると連絡した場合、4/12には契約が終わってSalesforceが使えなくなります。
Salesforceからデータを移行させつつ、kintoneの特性を生かしたアプリを設計する。さらにスタッフが報告できるためのプラットフォームを作る。そしてSVF Cloudで出力していた帳票とほぼ同じレイアウトの帳票を出す。それらをSalesforceの契約が切れるまでの間に作り上げる必要がありました。

そこで弊社は、2月の上旬にはスタッフの報告手段をkinconeにした提案書(42P)を提示し、すぐに着手にかかりました。
その後さらに打ち合わせを進めた結果、スタッフとの連絡手段はkinconeでは難しいことが分かりました。そこでスタッフとの連絡手段をWordPressに切り替えた提案書(44P)を提示したのは2月の中旬でした。その際、帳票発行の仕組みはアイ・コン社の帳票Onlineで提案しました。

弊社にとっては、メンバーを増やしてから初の案件

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ライライ様からご連絡をいただく約4週間前。年明けから弊社は二人のメンバーを迎えました。
ライライ様の案件は二人のメンバーに活躍してもらう良いチャンスです。
まず、前の現場でWordPressを扱ったことがあったメンバーに一連のウェブサイトの構築をお任せしました。さらに帳票Onlineの設計はもう一人のメンバーに携わってもらうことにしました。
また、Salesforceからのデータ移行プログラムは代表が作りました。

今回、スタッフのアカウントはすべてWordPressにまとめました。ライライ様の場合、Salesforceに約100名分のスタッフアカウントを割り当てていたことによる月額コストが経営を圧迫していました。そのため、kintoneにもスタッフのアカウントを持たせず、別のやり方を検討したいというのがライライ様のご要望でした。
当初はkinconeで可能かと思いましたが、連携する情報の多さからWordPressに切り替えました。
WordPress内にスタッフのみが見られるページを設け、そこに作業開始時間、終了時間、交通費や作業内容といったこまごました項目をすべて打刻してもらうようにしました。
スタッフが打刻した瞬間、入力した内容はkintoneの作業報告アプリに取り込まれるよう、phpで開発を加えました。

kintoneの設計にあたり、Salesforceからの移行を考える必要がありました。そのため、案件管理や顧客管理、スタッフ管理などについてはSalesforceのフィールドを連携できるように設計しました。
さらに、作業報告アプリはWordPressからの連携に加え、スタッフの支払書や映像プロダクションへの請求書に出力できるような考慮が必要でした。

帳票発行の一連の仕組みについて、ライライ様がMacをお使いだったことから思わぬ遠回りをしてしまいました。そのいきさつについては
この記事に記載しています。
結論として、何とか帳票も出せるようになりました。

もう一つ苦労したのは、さまざまな計算です。内部の計算ロジックはSalesforceの内部でカスタマイズされていたものを流用しました。
ただ、Salesforceの場合、内部のカスタマイズ言語はAPEXというJavaベースの言語です。私もAPEXはあまり詳しくなく、新たに入ったメンバーも同じ。
彼には帳票を設計しながら、この計算ロジックを読み解き、なおかつ計算ロジックをkintoneのJavaScriptに適用してもらう作業に従事してもらいました。

導入してから

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正直にいうと、Salesforceの契約が終わってすぐの月は、帳票出力の運用がまだ不安定なままでした。その際、ライライ様にはご迷惑をおかけしました。
今では上記のリンクに書いたような帳票発行の運用方法を変え、帳票は出せています。また、スタッフの打刻も順調に動いています。

現在は2ndフェーズの開発の真っ最中です。
他の種類の仕事を担っているスタッフさんの打刻ページや、NaviTimeの実装、Rakumo/Google Calendarとのスケジュール連動を行っています。

三島様より

導入からの日々について三島様はこう語ってくださいました。

「経理作業・スタッフ管理等PC作業の自動化は、弊社の長年の課題でした。
特に、請求・報酬金額のまとめ作業は、チェック項目が細かく時間がかかる上に、手作業だとミスも多くなるので、少しでも負担を減らしたいと考えておりました。
Kintone導入後は、スタッフの打刻から帳票作成までの時間が大幅にカットされました。
弊社の規定はかなり細かいため、まだシステムの確認・改修作業は続きますが、それらが終われば、他業務に人員を割けるようになるので、会社全体としての成長につながるのではないかと考えています。
これからもアクアビット様と打ち合わせを重ねて、より良い形にしていきたいと思っております。」

まとめ

弊社にとってライライ様の案件は弊社メンバーが加わって初めての取り組みだったこともあってとても印象に残っています。

私が帳票発行の設計で迷走しかけた後も、変わらずお付き合いくださっていることに感謝いたします。
三島さんはやり取りのレスポンスが速く、同じテンポを感じています。
まずは2ndフェーズを早く完了させてしまいます。

ライライ様のご紹介

商号 株式会社ライライ
本社 〒105-0021 東京都港区東新橋2-7-3 BIZMARKS 新橋汐留 2F
TEL 03-6874-4642
代表者 代表取締役 中田 平
従業員数 従業員3名 / 請負登録スタッフ70名
設立 2017年7月24日
資本金 100万円
ウェブサイト http://www.rightright.co.jp/